Como a automação e a transformação digital funcionam juntos

Businessman hand touching with finger virtual panel with infographs

O resultado prático da automação de processos é que as organizações são capazes de eliminar muitas tarefas manuais. Isso libera a força de trabalho para se concentrarem em trabalhos de alto valor que são difíceis de automatizar, trazendo toques humanos para resolver problemas e interações complexas com o cliente.

Acontece que esses são alguns dos principais objetivos da transformação digital corporativa. Por esse motivo, muitas empresas hoje estão olhando para automação e estratégias de transformação digital para ver como elas se complementam.

No entanto, a automação não é um substituto para digitalizar seus negócios e melhorar a experiência do cliente.

Por que a automação pode ser um bom ponto de partida para a transformação digital

A automação evoluiu a partir de várias tecnologias diferentes. Como exemplo, temos ferramentas de teste automatizadas que simulavam pessoas realizando trabalho para garantir que os sistemas funcionassem.

Outro exemplo era o gerenciamento de conteúdo corporativo, no qual as empresas precisavam extrair dados de formulários recebidos, digitalizados e entregues eletronicamente.

Como a automação, essas ferramentas se destacaram em pegar informações de um sistema e movê-las automaticamente para outro sistema, de forma rápida e confiável.

Os produtos de RPA, por exemplo, são muito parecidos com as macros do Excel, exceto pelos limites da planilha. As ferramentas mais recentes permitem que as pessoas registrem suas ações sem se preocupar em como explicar ao software de automação exatamente quais etapas tomar. Os usuários podem posteriormente entrar e ajustar o processo gravado conforme necessário.

O objetivo é simples: eliminar tarefas manuais repetitivas. Ao implantar a automação, as organizações devem localizar essas tarefas e automatizá-las. Muitos usuários relataram uma redução nos erros e no tempo gasto nas tarefas. Normalmente, as organizações podem obter resultados positivos em semanas, liberando recursos imediatamente para outros esforços.

Porque a automação não é suficiente para a transformação digital

Automação parece ótimo, mas há um problema, ela trata o sintoma e não a causa das desconexões de informações. Ela automatiza uma tarefa manual de movimentação de informações entre sistemas diferentes. Ele não automatiza ou transforma digitalmente um processo. Se alguma coisa mudar nas interfaces usadas no script, o processo automatizado vai quebrar. Isso inclui, por exemplo, alterações nos métodos de autenticação.

A pergunta que as organizações precisam responder é: “Por que os sistemas ainda não compartilham informações?” Na automação, os robôs são executados em uma programação, portanto, os dados fornecidos aos sistemas, a exemplo do RPA não podem ser atualizados automaticamente. O RPA funciona bem para a grande maioria das ações, mas pode ser desafiado a lidar com exceções.

Na realidade, os sistemas precisam se comunicar diretamente. Todo o processo precisa ser digitalizado e automatizado do início ao fim. No entanto, esse esforço requer sistemas modernos que não sejam silos de informações bloqueados, pessoas dispostas a transpor esses silos e tempo.

RPA é uma peça do kit de ferramentas de transformação digital

A empresa precisa impulsionar a transformação digital, mas o time de TI deve estar envolvida para implementar as mudanças tecnológicas necessárias.

O desafio é que a TI tem recursos limitados e é incapaz de transformar digitalmente todas as partes do negócio ao mesmo tempo. O departamento de TI pode precisar atualizar ou substituir um sistema principal antes que qualquer RPA e esforço de transformação digital comece.

A primeira etapa para automatizar totalmente e transformar digitalmente um processo é atualizar a experiência do usuário para o cliente. À medida que isso evolui, o esforço de transformação otimiza as entradas e saídas de dados da interface do usuário.

O fluxo de informações se expande gradualmente para sistemas downstream. Com o tempo, a TI pode automatizar regras adicionais nos bastidores, eliminando a necessidade das pessoas iniciarem a governança adequada dos dados.

RPA leva as organizações a superar o obstáculo. Ele permite que a organização automatize tarefas sem esperar que cada transformação seja concluída. Quando feito de maneira adequada, o RPA pode ajudar áreas da organização a fazerem progressos provisórios enquanto aguardam sua vez na lista de prioridades.

A transformação digital completa é o objetivo final

Se as organizações veem a automação como o fim da estrada para a transformação digital, e não um meio para um fim, elas estão tendem a fracassar. Os robôs são frágeis. Eles dependem de coisas que não mudam.

Uma atualização do ERP, sistema financeiro ou website usado pelo robô pode interromper a tarefa automatizada. Pior ainda, esses tipos de mudanças podem fazer com que uma automação mova informações incorretas.

É por isso que a transformação digital é a solução de longo prazo. Feito da maneira certa, ele cria contratos de interface duradouros que permitem que os processos evoluam conforme as mudanças nos negócios.

As organizações que tratam o RPA como uma solução provisória enquanto os esforços de transformação digital são desenvolvidas serão líderes a longo prazo. Aqueles que presumem que estão prontos quando implantam o RPA serão rapidamente superados por outros.

Sobre a Magna Sistemas

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