Os 5 elementos essenciais de uma estratégia de automação

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As empresas estão se voltando para a automação para aumentar a eficiência operacional, reduzir custos e impulsionar a capacidade de resposta dos negócios. Isso alimentou o mercado de ferramentas de automação de processos de negócios de baixo código.

O mercado de software de automação de processos robóticos (RPA) cresceu nos últimos anos, tornando-se o segmento de software empresarial de crescimento mais rápido, de acordo com o Gartner. No entanto, os especialistas dizem que muitas organizações tentam implantar a tecnologia RPA sem uma preparação adequada.

Existem cinco coisas fundamentais que as organizações precisam para ter sucesso com uma estratégia de RPA. Aqui, veremos os detalhes desses requisitos.

1. Ter um roteiro estratégico claro para os projetos de automação com uso do RPA

As organizações precisam de um roteiro estratégico claro que articule os objetivos de seus projetos de RPA. Por exemplo, sua prioridade é reduzir custos, aumentar a eficiência, reduzir riscos ou melhorar a experiência do cliente?

As estratégias de RPA mais eficazes incluem orientação sobre como identificar, avaliar e priorizar os processos direcionados para automação. Antes de automatizar, as organizações devem examinar os processos de ponta a ponta.

Identifique quais processos estão prontos para automação agora e quais precisam ser atualizados primeiro. Este exercício também deve identificar quaisquer tarefas que são realizadas de forma diferente de trabalhador para trabalhador e, consequentemente, precisam ser padronizadas antes que a automação entre em ação.

Por mais que chamemos isso de ferramenta de automação, trata-se realmente de produtividade e melhoria de processos.

2. Construir uma parceria de negócios e TI

O pessoal do lado comercial precisa estar intimamente envolvido na identificação dos processos comerciais que se beneficiarão do RPA . A TI sabe como usar o RPA, mas não onde é necessário.

Os líderes de negócios em seus departamentos estão mais próximos dos desafios reais dos negócios do que os times de TI. Eles estão mais bem posicionados para identificar o que em suas funções diárias são decisões baseadas em lógica e tarefas manuais repetitivas que são melhores para RPA.

As ferramentas de RPA costumam ser fáceis o suficiente para os não-tecnólogos usarem para criar bots. Isso não exclui a estratégia de RPA de TI. Muitas implementações precisam de configuração de integração ou acesso a sistemas, o que requer trabalho técnico de especialistas de TI.

O lado comercial precisa de uma parceria com a TI para criar bots RPA que possam ser escalonados. As equipes de tecnologia também devem fornecer treinamento e suporte para que os trabalhadores de negócios usem ferramentas RPA de baixo código e implantem bots por conta própria o máximo possível.

3. Defina um defensor e um centro de excelência em RPA

Se o RPA é uma ferramenta crucial para o sucesso organizacional, a tecnologia precisa ser defendida por um gerente ou executivo de alto nível. Essa pessoa irá evangelizar seus benefícios e construir um suporte contínuo para ele em toda a empresa.

Não é suficiente apenas automatizar alguns processos. Você precisa de um defensor que possa trabalhar em várias funções e conduzir a mudança cultural necessária.

Os especialistas sugerem que os adotantes encarreguem uma equipe de trabalhadores de governar as práticas recomendadas de RPA da organização. Esse tipo de equipe, muitas vezes referido como um centro de excelência, deve trabalhar tanto do lado comercial quanto dos profissionais de TI.

De forma ideal, deve-se incluir também pessoal dos departamentos de finanças, conformidade e recursos humanos, para cobrir o impacto econômico, regulatório e de capital humano do RPA.

Para que uma organização realmente tire proveito dos benefícios desta tecnologia, isso deve ser feito em nível de programa com uma estratégia de RPA por trás dela.

4. Adotar um programa de gerenciamento de mudança e governança

À medida que os programas RPA se expandem, os trabalhadores passarão por mudanças profundas em suas tarefas diárias. As organizações precisam comunicar mudanças de forma organizada, ajudando os trabalhadores a se ajustarem e trabalhar para identificar onde a automação compensa ou não.

Um programa de gerenciamento de mudança eficaz deve abordar como ajustar os requisitos do trabalho, melhorar as habilidades dos funcionários e apoiar a adoção da automação pelos trabalhadores.

As empresas devem tratar as questões de pessoal, como treinamento e desenvolvimento de conhecimento, como parte de sua política de governança.

Uma estratégia de RPA inteligente também deve abordar definitivamente os padrões de desenvolvimento, requisitos de segurança, políticas de privacidade de dados e controles de acesso.

5. Investir em ferramentas de monitoramento

As equipes precisam monitorar, gerenciar e atualizar os bots RPA em operação. Uma boa estratégia de RPA cobre o monitoramento e gerenciamento necessários, como são implementados e ferramentas que fornecem os recursos para fazer isso.

Considere fornecedores de ferramentas que possuem os recursos de monitoramento necessários para mapear as relações entre os componentes RPA e monitorar continuamente o desempenho do bot.

Finalmente, crie um plano para tratar e mitigar erros ou problemas que surgem com a implementação do RPA.

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